banner

28/08/18

Ik vind jullie als bruidspaar het belangrijkst op jullie bruiloft. Natuurlijk. Maar jullie gasten moeten zich op jullie feest der liefde meer dan welkom voelen. Ook zij moeten zich belangrijk voelen, een hele bijzondere dag beleven en er nog jaren met een grote glimlach over vertellen. In deze blog laat ik je zien hoe jij gastvrijheid tot the next level brengt, en daarmee je bruiloft tot een gegarandeerd succes maakt!

Tevreden gasten zijn gezellige gasten. Punt. Dus wil je de overtreffende trap bereiken: Delighted guests (het Nederlandse woord hiervoor lijkt te ontbreken). Gasten die helemaal mee gaan in, en bijdragen aan jullie gelukzalige en vrolijke moment. Maar hoe bereik je dat punt? Als weddingplanner denk ik niet alleen hoe jullie alles uit jullie dag kunnen halen, maar ik ga ook in de schoenen van jullie gasten staan. Hoe verloopt hun customer journey zo goed mogelijk? Daarover deel ik graag wat key tips!

  1. Overvloed. Laat je gasten overvloed ervaren. Zorg dat er voldoende eten en drinken verspreid over de dag is, waar extra zorg aan is besteed. Iedereen houdt van lekker eten! Door het mooi te serveren en het net iets lekkerder en bijzonder te laten zijn. Loop je dagplanning goed door, lettend op de logische eet en drinkmomenten. Geef je gasten tijd om de innerlijke mens te verzorgen. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan de brunch of lunch voor de gasten die ’s ochtends al bij jullie thuis zijn. Maar ook de late night snack, zodat iedereen met een gevulde buik naar huis gaat.
  2. Comfort. Maak het je gasten comfortabel. Zorg voor voldoende zit gelegenheid maar ook voor vervoer tussen de locaties. Zorg voor verkoeling met waaiers en parasols, of juist dekentjes en heaters bij kou en paraplu’s bij regen. Denk bij comfort ook aan het geluidsvolume bij de ceremonie (kan iedereen het goed horen) en bij het feest (is er een plek waar mensen ook even kunnen bijkletsen?). Op jullie bruiloft moeten anderen zorgen voor het comfort van de gasten, namelijk jullie weddingplanner, ceremoniemeesters en het personeel van de locaties. Zorg voor voldoende en goed personeel. Het is aan hen om op het moment te zien wat jullie gasten nodig hebben en daarin te voorzien.
  3. Verwachtingsmanagement. Zorg dat je gasten zich goed kunnen voorbereiden. Dat vinden ze fijn, geloof mij. Natuurlijk zijn er altijd de vrienden die de ceremoniebrief nauwelijks lezen, maar het gros vindt het prettig te weten wat ze ongeveer aan moeten en hoe de dag gaat verlopen. Ouders willen expliciet weten of hun kinderen welkom zijn (gastvrijheid voor kinderen is natuurlijk een verhaal op zichzelf, want die doe je geen plezier met een amuse van kwartelei..). En een plattegrond met route en parkeergelegenheid klinkt ouderwets, maar laat echt zien dat je het je gasten zo makkelijk mogelijk wilt maken. Zorg dat je aandacht en budget besteed aan deze informatieverstrekking; namelijk door het op de juiste toon te brengen (passend bij de sfeer die je wenst op je bruiloft) en op prachtig drukwerk. Iedereen wordt blij en voelt zich direct welkom als er mooie post op de mat valt.
  4. Verras en overtref. Wees attent en overdenk de behoefte van je gasten. Zorg voor een welcome-bag in hun hotelkamer, laat de dinertafels stylen met iets extra’s in het thema bij hun naamkaartje, zorg voor invulling van de tijd dat jullie foto’s aan het maken zijn. Zorg voor een spektakel stuk, echt een klapper, waar jullie echt blij van worden en waar je al (!) je gasten mee verrast. Vraag jullie locaties welke mogelijkheden zij hebben voor net dat beetje extra, vaak denken zij graag met jullie mee.

Tot slot; gastvrijheid kost geld. En hoe gastvrijer je wilt zijn, hoe meer budget je per gast moet rekenen. Ik adviseer je hier rekening mee te houden in je begroting, in je dagindeling en je gastenlijst. Als je dat hebt gedaan is het namelijk een feestje om iedereen die bij jullie bruiloft is, extra te fêteren en hen te zien genieten!

 

Photo: Meral Soydas Photography

Deel dit blog artikel